7. Quy trình mua thuốc và kiểm tra chất lượng  SOP 02.GPP

7.1 Lập kế hoạch mua thuốc:

-   Kế hoạch mua thuốc bao gồm:

• Các kế hoạch mua thuốc thường kỳ (hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, đột xuất).

-   Kế hoạch phải căn cứ vào:

• Danh mục thuốc thiết yếu của chuyên khoa Tai Mũi Họng, Mắt.
• Lượng hàng tồn kho tại nhà thuốc.
• Khả năng tài chính của nhà thuốc.
• Cơ cấu bệnh tật, chủ yếu về bệnh lý Tai Mũi Họng, Mắt.

7.2  Giao dịch mua thuốc:

7.2.1  Lựa chọn nhà phân phối:

-   Các nguồn để nắm bắt thông tin về nhà phân phối:

• Các cơ quan quản lý Nhà nước về y tế: Bộ Y tế, Sở Y tế TP,..
• Các phương tiện truyền thông đại chúng: Báo, đài, truyền hình, tờ rơi,….
• Qua người giới thiệu thuốc, nhân viên bán hàng, người trung gian.
• Qua kiểm tra điều kiện kinh doanh thực tế.
• Qua liên lạc điện thoại hoặc tham quan trực tiếp.

-  Những thông tin về nhà sản xuất, nhà cung ứng cần được tìm hiểu:

• Có đủ tư cách pháp nhân, có uy tín trên thị trường.
• Chính sách giá cả, chính sách phân phối, phương thức thanh toán phù hợp.
• Chất lượng dịch vụ:
  • Đáp ứng được yêu cầu bảo quản hàng  hoá;
  • Có đủ điều kiện bảo quản trong quá trình vận chuyển;
  • Thái độ, dịch vụ tốt (đáp ứng đơn hàng nhanh, dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo).

-  Lập “Danh mục các nhà phân phối”: Điện thoại, địa chỉ, người liên hệ, …

-  Các thông tin về sản phẩm do nhà cung ứng giới thiệu cần được tìm hiểu:

• Phải được phép lưu hành trên thị trường.
• Có chất lượng đảm bảo: Đã qua kiểm nghiệm, có công bố tiêu chuẩn chất lượng,…

7.2.2   Đàm phán, thoả thuận, kí hợp đồng, …

7.2.3   Lập đơn đặt hàng

7.2.4   Gửi đơn đặt hàng trực tiếp hoặc email, fax, điện thoại, …

7.2.5   Lưu các đơn đặt hàng.

7.2.6   Lập “Sổ theo dõi các nhà phân phối”.

-  Theo dõi số lượng, chủng loại hàng nhập về kho so với đơn đặt hàng để liên lạc với nhà phân phối.

-  Nắm được thông tin về các mặt hàng đang hết hoặc không có hàng, thông báo cho người bán hàng biết để thông tin lại cho khách hàng khi cần và có kế hoạch dự trù các mặt hàng thay thế.

8.  Quy trình ghi chép nhiệt độ, độ ẩm SOP 8.GPP

-   Quy định:

• Độ ẩm: không quá 75%.
• Nhiệt độ: không cao hơn 30 độ.

-   Nội dung:

• Đọc số liệu Nhiệt độ, độ ẩm trên “nhiệt - ẩm kế” vào 9h và 15h mỗi ngày.
• Ghi số liệu đọc được vào sổ theo dõi nhiệt độ, độ ẩm.
• Ký, ghi rõ họ, tên người thực hiện.
• Trường hợp nhiệt độ, độ ẩm vượt quá giới hạn qui định:
  • Người thực hiện phải báo cáo với dược sĩ chủ nhà thuốc để chỉnh lại máy điều hoà.
  • Sau khi điều chỉnh phải ghi lại kết quả đã điều chỉnh vào cột ghi chú.
  • Ký, ghi rõ họ tên người đã điều chỉnh.
• Trường hợp thiết bị (máy điều hoà nhiệt độ, độ ẩm - nhiệt kế) hỏng:
  • Báo ngay cho dược sĩ chủ nhà thuốc biết để có phương pháp giải quyết.
  • Ghi chú cụ thể vào cột ghi chú trong sổ theo dõi.

9.  Quy trình đào tạo nhân viên  SOP 11.GPP

9.1  Phân chia khu vực sắp xếp:

9.1.1  Theo từng ngành hàng riêng biệt:

Dược phẩm, thực phẩm chức năng.

9.1.2  Theo yêu cầu bảo quản đặc biệt đối với một số loại thuốc:

-   Thuốc bảo quản ở điều kiện bình thường.

-   Thuốc cần bảo quản ở điều kiện đặc biệt: Cần bảo quản ở nhiệt độ đặc biệt; cần tránh ánh sáng; hàng dễ bay hơi; có mùi; dễ phân huỷ,…

9.1.3  Theo yêu cầu của quy chế, quy định chuyên môn hiện hành:

-   Hàng chờ xử lý: Xếp vào khu vực riêng, có nhãn “Hàng chờ xử lý”.

9.2  Sắp xếp, trình bày hàng hoá trên giá, tủ:

-   Sắp xếp hàng hoá theo nguyên tắc nhất định; có thể lựa chọn các nguyên tắc sắp xếp sau: Theo nhóm tác dụng dược lý, công thức hoá học; hãng sản xuất; dạng thuốc,…

-   Sắp xếp đảm bảo theo nguyên tắc “4D”: Dễ tìm, Dễ thấy, Dễ lấy, Dễ kiểm tra.

• Gọn gàng, ngay ngắn, có thẫm mỹ, không xếp lẫn lộn giữa các mặt hàng,..
• Nhãn hàng (chữ, số, hình ảnh,…) trên các bao bì: sắp theo tên thuốc trên nhãn bao bì; theo thứ tự A, B, C quay ra ngoài, thuận chiều nhìn của khách hàng.

-   Sắp xếp theo nguyên tắc FEFO, FIFO và đảm bảo chất lượng hàng:

• EFO: Hàng có hạn dùng còn lại ngắn hơn xếp ra ngoài, hạn dùng dài hơn xếp vào trong.
• FIFO: Hàng sản xuất trước, lô nhập trước xuất trước,…
• Khi bán lẻ: Bán hết hộp đã mở trước, mở hộp nguyên sau: Tránh tình trạng mở nhiều hộp cùng lúc.

-   Chống đổ vỡ hàng:

• Hàng nặng để dưới, hàng nhẹ để trên.
• Các mặt hàng dễ vỡ như chai, lọ để ở trong, không xếp chồng lên nhau.

9.3  Sắp xếp các tài liệu, văn phòng phẩm, tư trang.

-   Các sổ, sách, giấy tờ, tài liệu tham khảo chuyên môn:

• Phải được phân loại, bảo quản cẩn thận, sạch sẽ (theo quy định), ghi nhãn.
• Sắp xếp trên ngăn tủ riêng.

-   Các tờ quảng cáo, tài liệu thuốc (có phiếu tiếp nhận công văn cho phép quảng cáo) phải được sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định.

-   Văn phòng phẩm, dụng cụ phục vụ cho bán hàng, vệ sinh phải sắp xếp gọn gàng, để đúng nơi quy định.

-   Tư trang: để trong khu vực riêng của nhân viên trong Công ty TNHH MTV PKĐK Thanh Quan.