4. Quy trình bảo quản và theo dõi chất lượng thuốc:

4.1 Bảo quản thuốc

4.1.1 Nguyên tắc bảo quản thuốc, sắp xếp thuốc:

• Yêu cầu nhà sản xuất: ghi tên trên bao bì của sản phẩm.
• “Danh mục các thuốc có yêu cầu bảo quản đặc biệt”: Do dược sĩ phụ trách nhà thuốc lập.
• Tính chất vật lý, hóa học của sản phẩm.
• Sắp xếp theo nguyên tắc FIFO và FEFO.

4.1.2 Cách thức sắp xếp thuốc:

 4.2 Kiểm soát chất lượng thuốc:

4.2.1 Nguyên tắc:

• Thuốc trước khi nhập về phải được kiểm soát rõ ràng 100% tránh hàng giả, hàng kém chất lượng, hàng không rõ xuất xứ nguồn gốc.
• Thuốc lưu tại nhà thuốc: kiểm soát tối thiểu 1 quí/ lần. Tránh để hàng bị biến đổi chất lượng hết hạn sử dụng.

4.2.2 Cách thức tiến hành:

• Kiểm tra tính hợp pháp, nguồn gốc xuất xứ của thuốc: Hóa đơn chứng từ hợp pháp.
• Kiểm tra cảm quan chất lượng thuốc:
  • Kiểm tra bao bì phải nguyên vẹn, không móp méo rách, bẩn.
  • Kiểm tra hạn sử dụng, số sản xuất, ngày sản xuất.
  • Kiểm tra sự thống nhất giữa bao bì ngoài và bao bì trong.
  • Kiểm tra chất lượng cảm quan và ghi sổ theo dõi.
  • Nhãn: đủ, đúng quy chế, hình ảnh, chữ số in trên nhãn rõ ràng, tránh hàng giả, hàng nhái.
• Nếu thuốc không đạt yêu cầu:
  • Phải để ở khu vực riêng, gắn nhãn hàng chờ xử lý‎.
  • Khẩn trương báo cho dược sĩ phụ trách để kịp thời giải quyết.
  • Kiểm tra điều kiện bảo quản của từng loại thuốc.
  • Kiểm tra về các yêu cầu bảo quản của nhà sản xuất ghi trên nhãn.
• Kiểm tra số lô, hạn dùng:
  • Định kỳ hàng tháng phải kiểm tra số lượng tồn thực tế và số lượng trên sổ sách.
  • Sử dụng phần mềm theo dõi hạn dùng tất cả các thuốc tồn tại nhà thuốc.
  • Ghi chép sổ sách đầy đủ, đúng thực tế.
  • Đối với thuốc nhập, nhập thông tin hóa đơn.
  • Nếu là thuốc hướng thần, ghi vào “ Sổ xuất nhập thuốc hướng thần”.
  • Đối với thuốc lưu nhà thuốc: “Sổ kiểm soát chất lượng thuốc định kỳ”.
  • Cột “Ghi chú”: Ghi những thông tin lưu ‎về thuốc, điều kiện bảo quản đặc biệt, hạn sử dụng ngắn.

5. Quy trình giải quyết đối với thuốc bị khiếu nại hoặc thu hồi

Sau khi nhận được công văn thu hồi của cơ quan quản lý‎ nhà nước về y tế, nhà cung cấp phát hiện có hàng không đạt TCCL tại đơn vị :

5.1 Dược sĩ-chủ nhà thuốc ra thông báo:

• Ngừng nhập, bán mặt hàng phải thu hồi tại nhà thuốc.
• Thông báo với khách hàng và các nhân viên có liên quan để thu hồi hàng.
• Đối với khách hàng mua lẻ cần trả lại hàng thu hồi: Nhận thuốc trả lại hàng tại nhà thuốc .

5.2 Thực hiện kiểm tra, rà soát hàng tồn thực tế và tồn theo số liệu quản lý trên máy:

• Kiểm tra tại nhà thuốc: Xác nhận các thông tin về hàng thu hồi tại nhà thuốc.

5.3 Tiếp nhận hàng trả về:

5.3.1 Thu hồi hàng tại nhà thuốc: Căn cứ thông báo thu hồi đã có chữ ký‎ xác nhận của dược sĩ nhà thuốc

5.3.2 Đối với hàng đã bán cho khách hàng:

• Nguyên tắc:
  • Hàng đã bán cho khách hàng: nhận trả lại khi có sự đồng ý‎ của dược sĩ-chủ nhà thuốc .
  • Hàng trả về phải có hóa đơn hoặc chứng từ bán hàng kèm theo.
  • Trường hợp trả lại là hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng.
  • Trường hợp hàng trả về do nhầm lẫn về giao nhận hàng phải còn bao bì nguyên vẹn, không bị biến đổi.
• Các bước thực hiện:

Nhân viên bán hàng :

• • Tiếp nhận hàng trả về kho theo những nguyên tắc nêu trên.
  • Kiểm tra, xác định hàng trả về đúng là hàng của nhà thuốc.
  • Đối chiếu số hóa đơn, chứng từ, số lô, hạn dùng…
  • Kiểm tra chất lượng hàng trả lại.
  • Giao nhận hàng ký‎ xác nhận vào phiếu trả hàng.
  • Xếp hàng vào kho nếu hàng trả lại đạt TCCL cảm quan và còn hạn dùng trên 3 tháng.
  • Hàng thu hồi, hàng không đạt TCCL hoặc hạn dùng dưới 3 tháng: chuyển vào khu vực riêng biệt gắn nhãn “Hàng chờ xử lý”.
  • Làm báo cáo tổng kết hàng thu hồi, hàng trả về

5.4 Tổng hợp số liệu, ra quyết định xử lý‎ hàng thu hồi:

Nhân viên nhà thuốc:

• Tổng hợp số liệu, làm báo cáo thu hồi.
• Chuyển dược sĩ nhà thuốc để đưa ra biện pháp xử lí.
• Dược sĩ chủ nhà thuốc thực hiện.
• Quyết định l‎iên hệ bên bán hàng để trả lại hàng hoặc cho hủy hàng.
• Kí tên vào báo cáo thu hồi.

5.5 Gửi báo cáo và lưu hồ sơ thu hồi:

Gửi báo cáo tới phòng QLCL của Công ty phân phối đúng thời hạn, đúng quy định.

• Lưu hồ sơ thu hồi gồm:
  • Công văn thu hồi.
  • Phiếu xác nhận thu hồi.
  • Bản tổng kết thu hồi.
  • Bản sao:
    • Hóa đơn xuất trả hàng cho đơn vị.
    • Biên bản hủy hàng.
• Dược sĩ nhà thuốc lưu các chứng từ xuất nhập hàng theo các quy định của Bộ Tài chính.

6. Quy trình đào tạo nhân viên SOP07.GPP

6.1 Đối với nhân viên mới:

• Dược sĩ đã có kinh nghiệm lâu năm ở nhà thuốc đào tạo nhân viên mới.
• Nhân viên mới phải tuân thủ các SOP của nhà thuốc .
• Nhân viên mới phải nắm rõ các quy chế và luật lệ chuyên môn.
• Nhân viên học cách giao tiếp, tư vấn cho bệnh nhân.
• Phải nắm vững các điều kiện để bảo quản thuốc .
• Lập và ghi chép, lưu trữ hồ sơ đào tạo.

6.2 Đối với các nhân viên cũ:

• Thời gian đào tạo nhân viên cũ tùy thuộc vào chính sách của từng nhà thuốc.
• Các chương trình đào tạo liên tục, đào tạo lại.
• Tổ chức các buổi hội thảo, tọa đàm về thuốc.
• Trang bị đầy đủ các phương tiện đầy đủ.
• Mời chuyên gia đào tạo hoặc tham gia các buổi đào tạo do cơ quan quản l‎ý nhà nước tổ chức.
• Lập và ghi chép lưu trữ hồ sơ đào tạo.

(Còn tiếp)